Legal Workflows in der Praxis: Sieben Beispiele und wo ein Mensch entscheidet

Ein Legal Workflow ist ein festgelegter Ablauf für eine wiederkehrende Aufgabe der Rechtsabteilung. Er bestimmt, wodurch ein Vorgang ausgelöst wird, welche Schritte folgen, unter welchen Bedingungen ein Mensch entscheidet und wie das Ergebnis dokumentiert wird. Brauchbar wird er erst, wenn auch feststeht, wer diese Entscheidung trifft.

Entscheidend ist die Schwelle. Viele Sammlungen von Legal Workflows zählen Abläufe auf und lassen offen, wo die Automatisierung endet. Genau das ist für eine Rechtsabteilung aber die eigentliche Frage. Ein Kundenvertrag, der alle freigegebenen Standards erfüllt, braucht keine erneute juristische Einzelprüfung. Verlangt der Kunde eine unbegrenzte Haftung, entscheidet die zuständige Person.

Alle sieben Beispiele folgen deshalb demselben Raster aus vier Begriffen:

• Auslöser: Mit diesem Ereignis beginnt der Ablauf, etwa mit einem eingehenden Vertrag oder einem Termin.
• Schritte: Das erledigt der Ablauf selbst, nach euren Vorgaben, also nach Playbooks, Vorlagen und Richtlinien.
• Schwelle: Ab dieser festgelegten Bedingung darf der Ablauf nicht selbständig weiterlaufen, und ein Mensch entscheidet. Das kann ein Betrag sein, eine Vertragskonstellation oder eine Klausel, die das Playbook nicht vorsieht. Auch ein Ergebnis, das sich nicht eindeutig zuordnen lässt, oder fehlende Angaben lösen eine Übergabe aus.
• Wer entscheidet: Diese Person oder Rolle trifft die Entscheidung, sobald die Schwelle erreicht ist.

Dazu kommt der Nachweis. Am Ende steht fest, was geprüft wurde, nach welcher Vorgabe und wer freigegeben hat. Ohne ihn lässt sich ein Ablauf weder verbessern noch begründen.

Bearbeitung, Freigabe und Abschluss sind dabei drei verschiedene Schritte. Der Ablauf bearbeitet den Vorgang. Eine Person gibt das Ergebnis fachlich frei, je nach Ablauf das Contract Management, der Fachbereich oder eine Juristin oder ein Jurist. Die fachliche Freigabe ersetzt nicht die Befugnis, das Unternehmen rechtsverbindlich zu verpflichten. Wer einen Vertrag abschliessen darf, richtet sich nach den geltenden Vertretungs- und Zeichnungsregelungen.

Abbildung 1: Innerhalb der Schwelle gilt der Standard, und das Contract Management gibt das Ergebnis frei. Darüber entscheidet die zuständige Person, und beide Wege enden im Nachweis.

Sieben Legal Workflows aus der Rechtsabteilung

Die Beispiele stammen aus Industrie, Logistik und Medtech. Die Schwellen darin sind beispielhaft gewählt. Welche Werte bei dir gelten, legt deine Rechtsabteilung fest.

1. Anfrage aus dem Business annehmen und einordnen

Bei einem Logistikunternehmen kommen Fragen per E-Mail, im Chat oder mit einem kurzen Anruf. Vieles ist Routine, manches eilt, kaum etwas ist vollständig beschrieben.

• Auslöser: Eine Anfrage aus einem Fachbereich geht ein, etwa aus der Disposition.
• Schritte: Der Ablauf erfasst Thema, Vertragspartner und Frist, ordnet die Anfrage einer Kategorie zu und setzt eine Priorität. Danach weist er sie der zuständigen Person zu. Fehlen ihm Angaben, fragt er nach.
• Schwelle: Betrifft die Anfrage einen Rechtsstreit, eine Behörde oder eine Frist von weniger als drei Arbeitstagen, geht sie sofort an die Leitung der Rechtsabteilung.
• Wer entscheidet: Es entscheidet die für die Kategorie zuständige Person, oberhalb der Schwelle die Leitung der Rechtsabteilung.

Danach hat jede Anfrage eine Kategorie, eine Frist und einen Namen.

2. Kundenvertrag aus dem Vertrieb nach dem Playbook prüfen und eine Redline erstellen

Ein Maschinenbauer verkauft Anlagen an Industriekunden, und viele davon schicken ihren eigenen Rahmenvertrag. Die Positionen, auf die es ankommt, sind jedes Mal dieselben, und für sie hat die Rechtsabteilung ein Playbook.

• Auslöser: Der Vertrieb reicht einen Kundenvertrag auf Kundenpapier ein.
• Schritte: Der Ablauf prüft jede relevante Klausel anhand des Playbooks, von der Haftungsbegrenzung über Zahlungsbedingungen und Laufzeit bis zu Rechtswahl und Gerichtsstand. Weicht eine Klausel vom Standard ab, schlägt er die Rückfallposition als Änderung vor. Daraus entsteht eine Redline, die markierte Gegenfassung für die andere Seite.
• Schwelle: Lässt sich jede Abweichung mit einer Rückfallposition auffangen, gibt das Contract Management die Redline frei, und sie geht an den Vertrieb. Verlangt der Kunde eine unbegrenzte Haftung, eine Vertragsstrafe oder einen nicht freigegebenen Gerichtsstand, entscheidet die Rechtsabteilung. Dasselbe gilt für Klauseln, die das Playbook nicht vorsieht.
• Wer entscheidet: Innerhalb der Rückfallpositionen entscheiden Contract Manager:innen, darüber eine Juristin oder ein Jurist.

Was eine gute Redline ausmacht, zeigt der Beitrag zum Redlining. Zwingend ist ein Playbook für einen Legal Workflow nicht, er kann auch nach Richtlinien und Vorlagen arbeiten. Für die Prüfung von Kundenverträgen gibt das Playbook aber die Positionen vor. Wer noch keines hat, kann es mit dem Contract Playbook Creator erstellen.

3. Lieferantenvertrag aus dem Einkauf: Haftung, Gewährleistung, Lieferanten-AGB

Ein Medtech-Hersteller kauft Komponenten bei Dutzenden Zulieferern. Der Einkauf verhandelt Preise und Termine, die Lieferanten schicken ihre AGB mit. Die rechtlichen Risiken liegen fast immer in denselben drei Bereichen.

• Auslöser: Der Einkauf legt einen Rahmenliefervertrag oder eine Bestellung mit Lieferanten-AGB vor.
• Schritte: Der Ablauf gleicht Haftung, Gewährleistung und Lieferanten-AGB mit den Einkaufsrichtlinien ab. Er prüft, wo die Haftungsgrenze liegt, wie lange die Gewährleistung läuft und ob die Rügefrist zur eigenen Wareneingangsprüfung passt. Ausserdem markiert er Klauseln, mit denen die Lieferanten-AGB die eigenen Einkaufsbedingungen verdrängen sollen.
• Schwelle: Liegt die Haftungsgrenze unter dem Jahresauftragswert oder schliesst der Lieferant Folgeschäden aus, geht der Vertrag an die Rechtsabteilung. Dasselbe gilt für jede Abweichung von der Qualitätssicherungsvereinbarung und für Klauseln, die sich keiner Richtlinie zuordnen lassen.
• Wer entscheidet: Unterhalb der Schwelle entscheidet der Einkauf mit dem Contract Management. Darüber entscheidet die Rechtsabteilung, bei Qualitätsthemen gemeinsam mit Regulatory Affairs.

Lieferantenverträge kommen in grosser Zahl und unterscheiden sich doch im Detail. Hier zeigt sich, was eine KI-Vertragsprüfung leistet: Sie bewertet jede dieser Klauseln nach den Richtlinien des Unternehmens.

4. Auftragsverarbeitungsvertrag prüfen

Ein Logistiker führt eine neue Software für die Sendungsverfolgung ein. Der Anbieter verarbeitet dabei im Auftrag des Logistikers Daten von Empfänger:innen, also braucht es einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV). Nicht jeder Softwareanbieter ist allerdings Auftragsverarbeiter. Das klärt die Rechtsabteilung, bevor der Ablauf startet.

• Auslöser: Ein Anbieter, der nach dieser Klärung personenbezogene Daten im Auftrag verarbeitet, legt seinen AVV vor.
• Schritte: Der Ablauf prüft den AVV zuerst nach dem eigenen Playbook und danach auf die gesetzlichen Mindestinhalte, darunter Weisungsbindung, technische und organisatorische Massnahmen, Unterauftragsverarbeiter, Löschung und Kontrollrechte.
• Schwelle: Fehlt ein Mindestinhalt oder will der Anbieter die Daten für eigene Zwecke nutzen, geht der AVV an die Rechtsabteilung. Sieht eine interne Richtlinie es vor, gilt dasselbe für Unterauftragsverarbeiter ausserhalb von EU, EWR und Schweiz. Unzulässig ist das nicht automatisch, eine Übermittlung kann etwa auf einem Angemessenheitsbeschluss oder geeigneten Garantien beruhen. Ob diese Voraussetzungen erfüllt sind, prüft die Rechtsabteilung.
• Wer entscheidet: Unterhalb der Schwelle gibt das Contract Management frei, oder der Fachbereich, wenn er selbst prüft. Darüber entscheidet die Rechtsabteilung gemeinsam mit den Datenschutzverantwortlichen.

Alle Prüfpunkte im Detail stehen in der AVV-Checkliste.

5. Abweichung zur Freigabe an die zuständige Person geben

Dieser Ablauf steckt in allen anderen und verdient trotzdem einen eigenen Platz, denn an ihm hängt die Verantwortung. Das Beispiel stammt von einem Industrieunternehmen mit mehreren Standorten.

• Auslöser: Ein anderer Ablauf meldet eine Abweichung oberhalb der Schwelle, zum Beispiel eine Haftungsklausel ausserhalb der Rückfallposition.
• Schritte: Der Ablauf fasst die Abweichung zusammen und nennt die betroffene Vorgabe aus dem Playbook. Er schlägt eine Position vor und weist der zuständigen Person eine Aufgabe mit Frist zu.
• Schwelle: Hier gilt eine Stufenfolge. Bis zu einem festgelegten Vertragswert entscheidet das Contract Management, darüber die Leitung der Rechtsabteilung und bei Abweichungen von Konzernrichtlinien die oder der General Counsel.
• Wer entscheidet: Die benannte Person gibt frei, passt an oder lehnt ab. Ihre Begründung bleibt beim Vorgang.

Ohne Stufenfolge landet jede Abweichung beim selben Menschen, und der wird zum Engpass. Wie Schwelle, Rolle und Begründung zusammenspielen, beschreibt der Beitrag zu KI-Agenten in der Rechtsabteilung.

6. Fristen und Kündigungstermine als Aufgabe

Bei einem Medtech-Unternehmen verlängern sich Service-, Wartungs- und Lizenzverträge automatisch, wenn niemand rechtzeitig kündigt. Die Termine stehen in den Verträgen. Nachgeschaut wird dort selten.

• Auslöser: Ein Vertrag wird abgelegt, oder ein Datum rückt näher.
• Schritte: Der Ablauf liest Laufzeit, Kündigungsfrist, Verlängerungsklausel und die vorgeschriebene Form der Kündigung aus. Dann weist er der verantwortlichen Person rechtzeitig eine Aufgabe zu.
• Schwelle: Läuft ein Vertrag mit hohem Jahreswert oder mit Exklusivität aus, informiert der Ablauf zusätzlich die Rechtsabteilung.
• Wer entscheidet: Der Fachbereich entscheidet über Verlängerung, Nachverhandlung oder Kündigung. Sind Form oder Frist unklar, prüft die Rechtsabteilung.

Der Ablauf wirkt unscheinbar. Eine verpasste Frist bindet das Unternehmen aber für eine weitere Vertragsperiode, und eine falsch berechnete hat dieselbe Folge. Lässt sich ein Datum oder eine Frist nicht eindeutig auslesen, geht der Vertrag deshalb an eine Person.

7. Eine Klausel in allen Verträgen finden, etwa nach einer Gesetzesänderung

Seit dem 1. September 2023 gilt in der Schweiz das revidierte Datenschutzgesetz. Ein Schweizer Logistiker will wissen, welche seiner Verträge noch auf das alte Gesetz verweisen. Ein solcher Verweis macht eine Klausel nicht automatisch unwirksam. Er ist aber ein Hinweis, dass eine Datenschutzklausel auf einer älteren Vorlage beruht und geprüft werden sollte.

• Auslöser: Eine Gesetzesänderung, ein Urteil oder eine neue Konzernrichtlinie betrifft bestehende Verträge.
• Schritte: Der Ablauf durchsucht den Vertragsbestand nach der Klausel, auch in abweichenden Formulierungen. Die Fundstellen listet er mit Vertragspartner und Laufzeit auf und ordnet sie nach Dringlichkeit.
• Schwelle: Verträge, in denen die Klausel fehlt, vom neuen Standard abweicht oder sich nicht eindeutig einordnen lässt, kommen auf eine Prüfliste der Rechtsabteilung.
• Wer entscheidet: Die Rechtsabteilung entscheidet, ob eine Anpassung überhaupt nötig ist. Wenn ja, verhandelt sie nach, verschickt einen Nachtrag oder wartet bis zur nächsten Verlängerung.

Von Hand müsstest du dafür jeden Vertrag einzeln öffnen. Entscheidend ist hier die Vollständigkeit: Der Ablauf muss auch abweichende Formulierungen finden. Mit Stichproben prüft die Rechtsabteilung, ob er Verträge übersehen hat. Für solche Auswertungen über den ganzen Vertragsbestand gibt es bei Legartis Contract Insights.

Den rechtlichen Rahmen für die Beispiele 3 und 4 setzt jedes Land etwas anders. Hier die wichtigsten Grundlagen, ohne Anspruch auf Vollständigkeit.

Rechtsgrundlagen nach Land

Deutschland. Für den AVV gilt Art. 28 DSGVO. Im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen unterliegen Lieferanten-AGB der Inhaltskontrolle nach § 307 BGB in Verbindung mit § 310 Abs. 1 BGB. Mängelrechte beim Kauf regeln die §§ 434 ff. BGB, unter Kaufleuten gilt die Rügepflicht nach § 377 HGB.

Österreich. Für den AVV gilt Art. 28 DSGVO, ergänzt durch das Datenschutzgesetz. AGB unterliegen der Geltungskontrolle nach § 864a ABGB und der Inhaltskontrolle nach § 879 Abs. 3 ABGB. Die Gewährleistung regeln die §§ 922 ff. ABGB, unter Unternehmern gilt die Mängelrüge nach § 377 UGB.

Schweiz. Die Bearbeitung durch Auftragsbearbeiter regelt Art. 9 DSG. Für AGB unter Unternehmen kennt das Gesetz keine allgemeine Inhaltskontrolle, die Gerichte wenden die Ungewöhnlichkeitsregel an. Die Gewährleistung beim Kauf regeln Art. 197 ff. OR, die Prüfungs- und Rügepflicht Art. 201 OR. Ein im Voraus vereinbarter Haftungsausschluss für Absicht und grobe Fahrlässigkeit ist nach Art. 100 Abs. 1 OR nichtig.

Wenn Vertrieb und Einkauf selbst prüfen: Leitplanken und Zuständigkeiten

Viele Rechtsabteilungen wollen, dass der Vertrieb seine Standardverträge und der Einkauf seine Bestellungen ohne Umweg über die Rechtsabteilung bearbeitet. Das entlastet, funktioniert aber nur, wenn drei Fragen schriftlich beantwortet sind. Was darf der Fachbereich allein freigeben? Ab welcher Schwelle übernimmt die Rechtsabteilung? Und wer trägt das Risiko?

Die dritte Frage wird oft vergessen. Bewährt hat sich eine klare Trennung: Preis, Menge und Liefertermin bleiben als kaufmännisches Risiko beim Fachbereich. Für eine Abweichung vom Playbook ist ab der Schwelle die Rechtsabteilung verantwortlich. Unterhalb der Schwelle gilt der Standard, den die Rechtsabteilung vorher freigegeben hat. Für diesen Standard steht sie ein.

Abbildung 2: Prüfen Vertrieb und Einkauf selbst, gibt der Fachbereich unterhalb der Schwelle frei. Darüber entscheidet die Rechtsabteilung. Abschliessen darf den Vertrag in beiden Fällen nur, wer nach den Vertretungs- und Zeichnungsregelungen dazu befugt ist.

Für die Leitplanken reichen meist fünf Festlegungen:

• Der Fachbereich arbeitet nur mit freigegebenen Vorlagen und den Rückfallpositionen aus dem Playbook.
• Alle Schwellen stehen in einem einzigen Dokument, das die Rechtsabteilung pflegt.
• Die Unterschriftenregelung bleibt unberührt. Ein Ablauf ersetzt keine Zeichnungsberechtigung.
• Jeder Vorgang hinterlässt einen Nachweis, auch wenn niemand aus der Rechtsabteilung ihn angesehen hat.
• Mit Stichproben prüft die Rechtsabteilung, ob Playbook und Schwellen noch passen.

Diese Leitplanken ermöglichen es auch Contract Manager:innen ohne juristischen Abschluss, klar definierte Standardfälle zu bearbeiten und Abweichungen gezielt an die Rechtsabteilung weiterzugeben. Sie entscheiden innerhalb der Rückfallpositionen und erkennen, wann eine Abweichung darüber hinausgeht. Bewerten müssen sie diese Abweichung nicht. Ob ein Mensch oder ein Legal Agent den Ablauf ausführt, ändert an den Leitplanken nichts.

Was von Hand bleibt

Legal Workflows enden nicht dort, wo es kompliziert wird. Sie enden dort, wo kein Massstab festgelegt ist oder wo der Massstab den Fall nicht eindeutig erfasst.

Drei Bereiche bleiben deshalb bei den Jurist:innen. Zuerst die Verhandlungsstrategie: Ein Ablauf kennt die Rückfallposition, aber nicht die Beziehung zum Kunden oder die Frage, welches Zugeständnis sich im nächsten Jahr auszahlt. Dann neue Vertragsarten, für die es weder Playbook noch Richtlinie gibt, denn solange niemand festgelegt hat, was gut ist, kann auch kein Ablauf danach prüfen. Und schliesslich Einzelfälle mit hohem Risiko, etwa ein Joint Venture oder ein Vergleich in einem Rechtsstreit. Bei der Vorarbeit helfen Abläufe auch hier. Die Entscheidung bleibt beim Menschen.

Auch mit Playbook erreicht ein Ablauf die Schwelle, wenn Angaben fehlen oder sein Ergebnis nicht eindeutig ist. Dann übergibt er an eine Person.

Mit welchem Ablauf du anfängst

Der beste erste Ablauf hat viel Volumen, einen klaren Standard und ein geringes Risiko. In vielen Rechtsabteilungen erfüllen Lieferantenverträge und Auftragsverarbeitungsverträge diese Bedingungen, sobald es für sie ein Playbook gibt. Sie kommen oft, die Positionen wiederholen sich, und die Schwellen lassen sich klar benennen.

Wer Abläufe der Rechtsabteilung automatisieren will, beginnt mit einer Bestandsaufnahme. Wie viele Lieferantenverträge kamen im letzten Quartal, und wo wichen sie vom Standard ab? Die Zahlen zeigen, wo sich ein Ablauf lohnt. Die Schwelle bestimmt die Rechtsabteilung anschliessend anhand des Risikos, also nach rechtlicher Tragweite, finanziellen Folgen und Zuständigkeit.

Vor dem Einsatz steht ein Test. Prüfe den Ablauf mit festgelegten Prüfkriterien an einer repräsentativen Auswahl von Verträgen, ungewöhnliche eingeschlossen. Werte die Fehler aus. Abgeschlossene Vorgänge eignen sich gut zum Vergleich, sind aber kein Beweis, denn auch frühere Entscheidungen können falsch gewesen sein. Besonders wichtig ist zu testen, ob der Ablauf unbekannte oder nicht eindeutig bewertbare Fälle zuverlässig erkennt und zur menschlichen Prüfung weiterleitet.

Für die Wahl der Software helfen die Fragen an jeden Anbieter.

Anbieterbeispiel: So setzt Legartis einen Legal Workflow um

Die sieben Abläufe oben gelten unabhängig von einem Produkt. Bei Legartis heisst ein solcher Ablauf Frequent Action und gehört zum Legal Agent. Für den Lieferantenvertrag aus Beispiel 3 beschreibst du dem Legal Agent in eigenen Worten, was zu tun ist: den Vertrag nach dem Playbook prüfen, eine Redline erstellen und der zuständigen Person eine Aufgabe mit Frist zuweisen. Aus dieser Beschreibung erstellt der Legal Agent die Anweisung und speichert sie als Frequent Action. Die Anweisung kannst du einsehen und jederzeit anpassen.

Beim nächsten Lieferantenvertrag ziehst du die Datei direkt auf die Frequent Action. Sie arbeitet nach euren Playbooks, Guidelines und Vorlagen. Teilst du sie mit deinem Team, läuft sie bei allen nach denselben Vorgaben. Das Ergebnis bleibt ein Vorschlag, den die zuständige Person prüft. Wie gut die KI arbeitet, ist über ein mehrschichtiges Qualitätssystem mess- und steuerbar. Mehr dazu auf der Seite Legal Workflow Automation.

Welche juristischen Aufgaben eignen sich für Legal AI, wo liegen ihre Grenzen, und worauf kommt es bei der Einführung an? Der Legal AI Guide hilft dir, die Möglichkeiten systematisch zu bewerten.