Dormakaba: Ein traditionelles Industrie­unternehmen im KI-Zeitalter

Die dormakaba Gruppe ist ein führender Anbieter von Zutritts- und Sicherheitslösungen mit über 150 Jahren Unternehmensgeschichte. Mit Produkten und Märkten auf allen Kontinenten steht das Unternehmen vor einer klassischen Herausforderung: Globales Vertragsvolumen, kleines Rechtsteam.

Als dormakaba die Herausforderung erkannte, entschied sich das Legal Team für KI-Unterstützung bei der Vertragsprüfung, um diese an das Business auszulagern. 

Im Überblick: 

• 9 Jurist:innen (7,8 FTE) plus 3 Contract Manager · 
• Alle Kontinente, verschiedenste Rechtsordnungen und Sprachen
• Über 10.000 Verträge pro Jahr, von einfachen NDAs bis zu komplexen SaaS-Agreements · 
• 150+ Jahre Unternehmenshistorie

Die Herausforderung: Viele Verträge - wenig Ressourcen

Die Rechtsabteilung kann unmöglich jeden Vertrag in der gleich hohen Qualität und Konsistenz prüfen. Das Business muss juristische Ersthilfe selbst leisten können, ohne dass dabei Qualitäts- oder Compliance-Standards verloren gehen. 

1. Kapazitätsengpass: 9 Juristen für 10.000+ Verträge jährlich – eine rechnerisch nicht lösbare Gleichung ohne technologische Unterstützung.

2. Die Artikulationslücke: Erfahrene Juristen wissen intuitiv, worauf sie achten müssen – doch dieses implizite Wissen lässt sich schwer skalieren. „Ich weiß es, wenn ich es sehe" ist kein Prozess.

3. Playbook-Erstellung als Bottleneck: Das händische Erfassen von Klauselregeln in Excel, Teamabstimmungen und Qualifizierungsprozesse dauerten Wochen bis Monate – und mussten bei jedem neuen Vertragstyp wiederholt werden.

4. Konsistenz über Grenzen hinweg: Verschiedene Rechtsordnungen, Sprachen und lokale Business-Units verlangen einheitliche Qualitätsstandards – bei manuellen Prozessen kaum zu gewährleisten. 

5. Strategische Überlastung: Wenn Jurist:innen mit Routineprüfungen beschäftigt sind, fehlt die Kapazität für strategisch wertvolle, komplexe Fragestellungen. 

Die Lösung: Agentic Legal AI in drei Phasen

Dormakaba implementierte zusammen mit Legartis einen dreistufigen agentischen Ansatz, der juristische Expertise systematisch in KI-Instruktionen überführt. Dieser skaliert mit diesem Ansatz autonom. 

Phase 1 – Wissensakquisition: KI-assistierter Wissenstransfer
‍Ein Playbook-Agent erfasst im Legartis Legal Workspace in Dialogform systematisch spezifische Unternehmensanforderungen pro Vertragsart. Das implizite Wissen der Jurist:innen wird formalisiert.

Phase 2 – Playbook-Generierung: Automatisierte Contract Playbooks
Playbook Creation-Agenten erstellen aus dem erfassten Wissen vollständige Contract Playbooks: präzise Klauseldefinitionen, Obligatorisch/Optional-Klassifizierung, Risikopriorisierung und Handlungsanweisungen – in Stunden statt Wochen.

Phase 3 – Autonome Prüfung: Validierte KI-Vertragsprüfung
Das System validiert sich selbst mittels F-Scores anhand von Testfällen. Ein F-Score von 0,95 garantiert 95% Präzision. Business-Units können nun eigenständig Verträge prüfen – mit juristischer Qualitätssicherung im Hintergrund.

Ergebnisse: Was sich wirklich verändert hat

−67% Zeitersparnis bei 100-seitigen Verträgen 
Prüfung von 1,5 Stunden auf 30 Minuten reduziert. Jurist:inen fokussieren auf wirklich kritische Klauseln statt auf risikoarme. 

Eliminierte Übersehens-Risiken 
Konsistente Prüfung über alle Verträge hinweg. Keine Routine-Fehler durch Ermüdung. Vollständige Protokollierung für lückenlose Nachvollziehbarkeit.

Globale Skalierung auf Business-Units 
Vertragsprüfung ausgelagert an lokale Teams. Jüngere Kolleg:innen prüfen mit Playbook-Unterstützung komplexe Verträge – das Rechtsteam übernimmt Strategie.

F-Score 0.95 – Selbstvalidierende KI-Präzision 
Das System validiert, ob die Unternehmensanforderungen korrekt angewendet werden. 

Playbook-Erstellung in Stunden statt Wochen 
Was früher einen monatelangen, manuellen Prozess erforderte, dauert heute Stunden. Dormakaba nennt es einen „Quantensprung".

Strategische Neuausrichtung der Rechtsabteilung 
Freigesetzte Kapazitäten fliessen in strategische juristische Arbeit. Das Rechtsteam wird zum Treiber unternehmerischer Entscheidungen – nicht mehr nur Reviewer.

„Agentic Legal AI kommt – es ist nur die Frage, wann wir auf diesen Zug aufspringen. Wer KI nicht in seine tägliche Arbeit integriert, arbeitet schlicht nicht so effizient wie möglich."

Cedric Ruepp, General Counsel Europe, Africa/APAC · dormakaba Gruppe

Implementierungs-Learnings: Was Cedric Ruepp anderen General Counsels mitgibt

Trial and Error ist normal 
Der Weg verläuft selten linear. Pain Points erkennen, Lösungen testen, iterieren – das ist der echte Transformationsprozess, nicht die Vision aus der Präsentation.

Kultureller Wandel braucht Zeit 
Alte juristische Arbeitstechniken lösen sich nicht über Nacht auf. Selbstreflexion hilft: Bei Verträgen aus früheren Jahren finden sich heute oft Verbesserungspunkte – die KI ist ehrlicher als die eigene Erinnerung.

Engagement ist nicht optional 
Agentic Legal AI ist wie ein Sportwagen – es braucht jemanden, der das Steuer übernimmt. Eine interne Treiberperson, besonders in der Aufbauphase, macht den Unterschied zwischen Potenzial und Ergebnis.

Der richtige Partner entscheidet 
Flexibilität bei verschiedenen Vertragstypen und Rechtsordnungen, echte mehrsprachige Abdeckung (keine Maschinenübersetzung), dynamische Produktentwicklung und ein Success Manager mit Best Practices – diese Kriterien trennten das Feld der Legal AI-Anbieter. Wobei sich dormakaba für Legartis entschied. 

Die Entwicklung von Legal AI: Wo dormakaba steht – und wohin die Reise geht

Stufe 1 – Assistenz-KI (Vergangenheit) 
Textanalyse, Zusammenfassungen, Klauselsuche, Korrekturlesen. KI als passives Werkzeug – hilfreich, aber nicht skalierbar.

Stufe 2 – Agentic Legal AI (Heute · dormakaba) 
Eigenständige Vertragsprüfung, Risikoklassifizierung, automatisierte Korrekturvorschläge, globale Konsistenzüberwachung.

Stufe 3 – Autonome Systeme (Nahe Zukunft) 
Automatisierte Vertragsverhandlung, direkte Dokumentenanpassung in Echtzeit, proaktives Risikomanagement vor Vertragsschluss.