Verträge sind ein allgegenwärtiges Element im Geschäftsleben, dokumentieren vergangene Erfolge, legen aktuelle Verpflichtungen fest und bieten eine Roadmap für zukünftige Chancen. Die Verwaltung dieser wichtigen Dokumente stellt eine erhebliche Herausforderung dar, insbesondere wenn ihre Anzahl in die Tausende geht. In der Ära der Digitalisierung und künstlichen Intelligenz (KI) befinden wir uns inmitten einer Transformation – wir digitalisieren Verträge. Doch was bedeutet ,,Verträge digitalisieren‘‘ genau?
Definition: Digitalisierung von Verträgen
Unter ,,Verträge digitalisieren‘‘ versteht man die Umwandlung von physischen, in der Regel papierbasierten, Vertragsdokumenten in ein digitales Format. Aber es geht nicht nur um die blosse Konvertierung von Papier zu Pixeln. Verträge digitalisieren bedeutet auch, die in den Dokumenten enthaltenen Informationen zugänglich, durchsuchbar und verwertbar zu machen.
Verträge zu digitalisieren hat in den letzten Jahren eine rasante Entwicklung genommen, begünstigt durch fortschrittliche Technologien wie dem Einsatz von KI und maschinellen Lernens. Aktuell ermöglicht sie nicht nur eine einfachere Verwaltung und Verfolgung von Verträgen, sondern eröffnet auch neue Möglichkeiten für die Vertragsanalyse und Risikobewertung.
Verträge digitalisieren mithilfe künstlicher Intelligenz
Die Rolle der KI bei Verträgen ist entscheidend. Sie stellt das technologische Fundament dar, das eine Minimierung manueller Arbeitsprozesse ermöglicht, gleichzeitig die Präzision erhöht und den gesamten Prozess der Vertragsverwaltung effizienter gestaltet. KI-Anwendungen haben die Kapazität, eine enorme Vielfalt an komplexen Verträgen schnell zu durchdringen und kritische Informationen wie Verlängerungsdaten und Bedingungen für Neuverhandlungen zu extrahieren.
Diese Fähigkeit eröffnet die Möglichkeit der automatisierten Klauselerkennung und Extraktion, was einem Durchbruch in der Vertragsanalyse gleichkommt. Ein Verfahren, das einst ein ganzes Team von Rechtsanwälten in Anspruch nahm und auf manuelle Auswertung angewiesen war, kann nun in Bruchteilen der bisherigen Zeit abgewickelt werden. Dies beschleunigt nicht nur den gesamten Prozess und erhöht die Genauigkeit, sondern hat auch den zusätzlichen Vorteil, dass sich Teams in Rechtsabteilungen vermehrt auf strategische und beratende Aufgaben fokussieren können, die weiterhin eine menschliche Perspektive und Expertise erfordern.
Ein weiterer entscheidender Aspekt bei der Implementierung von KI-Anwendungen beim Verträge digitalisieren ist die automatisierte Risikoanalyse und -bewertung. Mit den fortschrittlichen Algorithmen der KI können potenzielle Risikofaktoren in Verträgen nicht nur erkannt, sondern auch in Bezug auf ihre möglichen Auswirkungen auf das Unternehmen bewertet werden. Dies ermöglicht eine umfassendere Risikobewertung und gibt den Unternehmen die Möglichkeit, proaktiv auf potenzielle Risiken zu reagieren und mögliche Probleme zu entschärfen, bevor diese eskalieren.
Darüber hinaus kann KI beim Verträge digitalisieren auch zur Erkennung von Chancen innerhalb der Verträge genutzt werden, indem sie Muster und Trends identifiziert, die für das Geschäft von Vorteil sein könnten. All dies trägt zur Förderung einer datengesteuerten Entscheidungsfindung bei. Zudem erhöht es die Geschäftseffizienz, indem es hilft, Kosten zu senken, Risiken zu minimieren und Wachstumschancen zu maximieren.
Verträge digitalisieren: Vorteile
Verträge zu digitalisieren, bringt eine Fülle an Vorteilen mit sich. Einer der grössten ist die verbesserte Zugänglichkeit und Lokalisierbarkeit der Verträge. Durch Digitalisierung werden Verträge zu durchsuchbaren, sortierbaren und filterbaren Datenpunkten, was die Vertragsverwaltung erheblich erleichtert. Es müssen somit nicht mehr Unmengen an Papier durchforstet oder aufwendige physische Archive gepflegt werden. Stattdessen sind relevante Informationen schnell zur Hand, mit wenigen Klicks durchsucht und analysiert.
Die Kontrolle über die Laufzeiten von Verträgen wird mit der Vertrags-Digitalisierung ebenfalls effektiver. Mit der Unterstützung digitaler Tools können Vertragslaufzeiten, Fälligkeitsdaten und Verlängerungstermine verfolgt und verwaltet werden. Dies sorgt dafür, dass keine wichtigen Deadlines mehr übersehen werden und somit potenzielle Strafen oder unerwünschte automatische Verlängerungen vermieden werden. Darüber hinaus tragen sie dazu bei, die gesamte Vertragsperformance zu optimieren, indem bessere Entscheidungen über Vertragsverlängerungen oder Kündigungen auf Basis von genauen und aktuellen Daten getroffen werden können.
Ein weiterer Vorteil ist die Optimierung der Compliance und Berichterstattung. Verträge zu digitalisieren vereinfacht den Zugriff auf Vertragsinformationen erheblich, was dazu führt, dass Berichte schneller erstellt und Compliance-Anforderungen einfacher überwacht werden. Dies ist besonders wichtig in stark regulierten Branchen, wo die Einhaltung bestimmter Vertragsstandards und -vorgaben entscheidend ist. Mit digitalen Verträgen werden Compliance-Prüfungen schnell und effizient durchgeführt. Dies verhilft dazu, mögliche Rechtsrisiken zu minimieren. Zudem ist der Vorgang, Verträge zu digitalisieren, ein weiterer Schritt in die Richtung der gesamten Digitalisierung der Rechtsabteilung.
Verträge zu digitalisieren, garantiert auch eine effizientere Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen oder Organisationen. Da digitalisierte Verträge leicht zugänglich und teilbar sind, können verschiedene Stakeholder:innen schnell und effizient in den Vertragsprozess eingebunden werden. Dies führt zu transparenteren Prozessen und reduziert Missverständnisse oder Informationsverluste.
Verträge digitalisieren: Anwendungen und Möglichkeiten
Verträge zu digitalisieren, eröffnet eine Vielzahl an Anwendungsmöglichkeiten. Praktische Beispiele reichen von der Verwaltung von Lieferanten- und Mitarbeiterverträgen bis hin zu Kundendienstverträgen und noch vielem mehr. Unternehmen, die eine erhebliche Anzahl von Verträgen verwalten, erzielen deutliche Effizienzsteigerungen und Kosteneinsparungen, indem sie Verträge digitalisieren.
In Bezug auf das Lieferantenmanagement ermöglichen digitalisierte Verträge eine effiziente Nachverfolgung und Bewertung von Vertragsbedingungen, Preisen, Lieferterminen und anderen wichtigen Informationen. Das begünstigt eine Optimierung der Lieferkette, unterstützt Vertragsverhandlungen und verhilft so zu einem verbesserten Risikomanagement . Bei Mitarbeiterverträgen tragen digitale Lösungen dazu bei, den Onboarding-Prozess zu beschleunigen, Compliance zu gewährleisten und transparente, faire Arbeitsbedingungen sicherzustellen. Bei Kundendienstverträgen kann die Digitalisierung den Kundenservice verbessern. Dies geschieht, indem sie schnelle und effektive Vertragsänderungen ermöglicht und gleichzeitig eine genaue Verfolgung der Vertragsleistung garantiert.
Verträge zu digitalisieren, birgt ein enormes Potenzial. Mit dem Fortschreiten der Technologien wie Künstlicher Intelligenz, Legal Software und Blockchain, könnte die Realität von intelligenten Verträgen, sogenannten ,,Smart Contracts‘‘, näher rücken. Smart Contracts sind selbstausführende Verträge, deren Bedingungen direkt in Code geschrieben sind. Sie werden automatisch ausgeführt, wenn die im Code festgelegten Bedingungen erfüllt sind, was zu einer weiteren Automatisierung des Vertragsmanagements führt.
Digitalisierte Verträge können mit fortschrittlicher Datenanalyse und Large Language Models verknüpft werden, um Muster in Vertragsdaten zu identifizieren und Vorhersagen zu ermöglichen. Dies trägt dazu bei, Vertragsrisiken besser zu verstehen und zu managen, optimale Vertragsbedingungen zu identifizieren und die Verhandlungsstrategie zu unterstützen.
Contract Lifecycle Management und digitalisierte Verträge
Contract Lifecycle Management (CLM) ist ein strukturierter Ansatz zur Steuerung von Verträgen von der Initialisierung bis zur Erneuerung oder Beendigung. Durch den Einsatz von CLM können Unternehmen ihre Vertragsverwaltung effizient organisieren, die Compliance erhöhen und Risiken mindern.
Im Detail bedeutet dies, dass alle Phasen des Vertragszyklus – von der Vorvertragsphase über die Aushandlung und Ausführung bis hin zur Nachvertragserfüllung und Vertragsbewertung – gut strukturiert und effektiv verwaltet werden. Damit haben Rechtsabteilungen beim Verträge digitalisieren die Möglichkeit, Vertragsleistungen präzise zu überwachen, zeitgerechte und datenbasierte Entscheidungen zu treffen und ihre Verträge besser zu kontrollieren.
Digitales Contract Lifecycle Management nutzt fortschrittliche Technologien, um den CLM-Prozess zu automatisieren und zu optimieren. Durch die Einführung eines digitalen CLM-Systems können Unternehmen eine Reihe von Vorteilen nutzen, wie die Erstellung von Vertragsvorlagen, automatisierte Erinnerungen an wichtige Daten, Risikoanalysen und vieles mehr.
Neben der Automatisierung und Optimierung des CLM-Prozesses verbessert digitales CLM auch die Transparenz und Nachvollziehbarkeit. Mit digitalen CLM-Systemen werden alle relevanten Vertragsinformationen zentralisiert gespeichert und sind leicht abrufbar. Dies führt zu einer verbesserten Überwachung der Vertragsleistung und einer effizienteren Compliance-Überwachung.
Zudem erhöht digitales CLM die Datensicherheit. Durch sicheres Speichern und Teilen von Vertragsdaten reduzieren Unternehmen das Risiko von Datenverlust oder -diebstahl.
Verträge digitalisieren: Key Takeways
Verträge zu digitalisieren, hat sich als ein entscheidender Erfolgsfaktor im modernen Vertragsmanagement etabliert. Durch die Umwandlung physischer, oft papierbasierter Verträge in digitale Formate können Unternehmen den Vertragsprozess nicht nur vereinfachen, sondern auch effizienter und gewinnbringender gestalten. Mit Technologien wie Legal AI und maschinellem Lernen werden Vertragsinformationen durchsuchbar und nutzbar gemacht, was eine Vielzahl neuer Möglichkeiten eröffnet: Von automatisierter Klauselerkennung und -extraktion bis hin zur Risikobewertung.
Die Vorteile beim Verträge digitalisieren sind immens. Sie verbessert die Zugänglichkeit und Lokalisierbarkeit von Verträgen, optimiert die Kontrolle über die Vertragslaufzeiten und verbessert die Compliance und Berichterstattung. Darüber hinaus ermöglicht das Verträge digitalisieren eine effektive Zusammenarbeit und trägt zur Verbesserung der Vertragsanalyse und -verwaltung bei.
Die Anwendungsmöglichkeiten von digitalisierten Verträgen sind vielfältig und erstrecken sich auf verschiedene Bereiche, von der Verwaltung von Lieferanten- und Mitarbeiterverträgen bis hin zu Kundendienstverträgen. Mit der fortschreitenden Entwicklung von Technologien wie KI und Blockchain könnten zukünftige Entwicklungen wie Smart Contracts die Automatisierung des Vertragsmanagements noch weiter vorantreiben.
Insgesamt stellt das Verträge digitalisieren ein wichtiger Schritt zur Effizienzsteigerung und Kostenreduktion im Vertragsmanagement dar und bietet Unternehmen und Rechtsabteilungen die Möglichkeit, datengesteuerte Entscheidungen zu treffen und so ihre Geschäftseffizienz zu steigern. In einer zunehmend digitalisierten Geschäftswelt ist es unerlässlich, diese Technologie zu nutzen und ihre Vorteile optimal auszuschöpfen.
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