Intelligentes Contract Management ist der nächste Reifegrad im Umgang mit Verträgen: Verträge werden nicht nur erstellt, unterschrieben und abgelegt, sondern aktiv gesteuert – über Standards, klare Entscheidungslogik, automatisierte Workflows und ein zuverlässiges Fristen- und Pflichtenmanagement. Der Kern ist nicht „mehr Automatisierung“, sondern mehr Kontrolle: konsistente Entscheidungen, messbare Qualität und nachvollziehbare Governance. Viele Rechtsabteilungen verfügen bereits über CLM-, DMS- oder E-Sign-Lösungen. Trotzdem entstehen in der Praxis immer wieder dieselben Probleme. Lange Durchlaufzeiten, uneinheitliche Entscheidungen, wiederkehrende Rückfragen, fehlende Transparenz über Vertragsrisiken – und operative Schäden durch versäumte Fristen oder nicht erfüllte Verpflichtungen. Intelligentes Contract Management schliesst genau diese Lücken, indem es Vertragsinhalte, Standards und Prozesse zu einem steuerbaren System verbindet.
Inhaltsverzeichnis
- Was Intelligentes Contract Management ist und was nicht
- Warum Contract Management in der Praxis oft scheitert
- Die fünf Bausteine von Intelligentem Contract Management
- Referenzprozess: Vom Intake bis zur Erfüllung von Verpflichtungen
- Governance und Qualitätskontrollen: Wie du falsche Sicherheit vermeidest
- KPI-Set und ROI: Was du messen solltest
- Checkliste und Scorecard: Tool-Auswahl für Inhouse-Teams
- Best Practices zur Einführung
- Fazit
- FAQs
1. Was Intelligentes Contract Management ist und was nicht
Intelligentes Contract Management beschreibt einen Ansatz, bei dem Verträge über den gesamten Lebenszyklus inhaltlich und prozessual geführt werden.
Typische Merkmale sind:
- Vertragsinhalte werden strukturiert erfasst (Klauseln, Datenpunkte, Risiken, Pflichten, Fristen).
- Unternehmensstandards werden als anwendbare Entscheidungslogik hinterlegt (Richtlinien, Playbooks, Freigabegrenzen).
- Workflows sind steuerbar und teilweise automatisiert (Freigabe, Eskalation, Redlines, Aufgaben, Reporting).
- Pflichten und Fristen werden aktiv gemanagt (Owner, Erinnerungen, Nachweise, Verlängerungen).
- Entscheidungen sind nachvollziehbar (Audit Trail, Versionen, Begründungen).
Was es nicht ist
- Keine reine Ablage, keine reine E-Signatur, kein „Vertragsarchiv mit Suche“
- Keine reine Zusammenfassung von Vertragstexten
- Keine „KI macht’s schon“-Lösung ohne Standards, Zuständigkeiten und Qualitätssicherung
2. Warum Contract Management in der Praxis oft scheitert
Inhouse-Juristinnen und -Juristen kennen das Muster: Es gibt Tools, aber die Realität läuft trotzdem über E-Mails, Excel-Listen, Word-Kommentare und „einmal schnell nachfragen“. Häufige Gründe:
- Standards sind nicht ausführbar: Sie existieren als PDF oder im Kopf Einzelner, werden aber nicht konsequent angewendet.
- Prozesse sind fragmentiert: Intake, Prüfung, Verhandlung, Ablage und Betrieb sind nicht sauber verbunden.
- Risiko-Transparenz fehlt: Welche aktiven Verträge enthalten welche Abweichungen? Oft weiss es niemand verlässlich.
- Fristen werden reaktiv behandelt: Kündigungsfenster, Verlängerungen, Pflichtennachweise werden zu spät sichtbar.
- Qualität ist nicht messbar: Entscheidungen sind schwer erklärbar, nicht testbar, nicht auditierbar.
Intelligentes Contract Management löst diese Probleme nicht durch „mehr Features“, sondern durch fünf klar abgrenzbare Bausteine, die zusammen ein kontrollierbares System ergeben.
3. Die fünf Bausteine von Intelligentem Contract Management
Baustein 1: Strukturierte Vertrags-Insights
Intelligentes Contract Management beginnt damit, Verträge aus der reinen Dokumentenlogik zu lösen und als strukturierte Informationsbasis verfügbar zu machen. Das bedeutet: Relevante Inhalte werden zuverlässig erkannt, normalisiert und in einer Form abgelegt, die sich für Steuerung, Reporting und Entscheidungen eignet – etwa Klauseltypen, Werte, Laufzeiten, Kündigungsfristen, Pflichten, Risiken, Abweichungen und besondere Bedingungen.
Der Mehrwert entsteht nicht durch „mehr Informationen“, sondern durch vergleichbare, filterbare und belastbare Informationen: Du kannst Verträge nach Risikomerkmalen clustern, Ausnahmen sichtbar machen und Prioritäten setzen. Ohne eine solche Struktur bleibt Vertragsarbeit zwangsläufig reaktiv – weil niemand schnell genug überblickt, wo im Bestand die kritischen Themen liegen und welche Fälle zuerst Aufmerksamkeit brauchen.
Beispiel: Mit den Legal Analytics von Legartis lassen sich Vertragsbestände zentral auswerten, sodass Risiken und Abweichungen über alle Verträge hinweg sofort sichtbar werden. Inhouse-Teams erkennen auf einen Blick, in welchen aktiven Verträgen bestimmte Risikoklauseln vorkommen, wo Kündigungsfenster nahen oder wo Standardpositionen verlassen wurden. So wird aus dem Vertragsarchiv eine steuerbare Risikoansicht.
Baustein 2: Standards als Entscheidungslogik
Standards müssen nicht nur dokumentiert, sondern anwendbar sein. Das heisst, dass sie innerhalb der Unternehmensprozesse jederzeit verfügbar sind und beispielsweise bevorzugte VerhandlungsPositionen, zulässige Abweichungen (Fallbacks), Deal Breaker, Freigabegrenzen und Eskalationswege vorgeben.
Beispiel: Ein intelligentes Contract Playbook-System wie der Contract Playbook Creator überführt automatisiert Unternehmensrichtlinien in eine strukturierte Playbook-Logik und stellt diese unternehmensweit sofort zur Verfügung (für weiterführende Vertragsanalysen oder Vertragsprüfungen).
Baustein 3: Workflow-Steuerung und Eskalationen
Sobald Standards als Entscheidungslogik vorliegen, muss das System diese Logik in den Alltag übersetzen: Wer macht was, wann und nach welchen Regeln? Genau darum geht es bei Workflow-Steuerung. Intelligentes Contract Management sorgt dafür, dass Standardfälle planbar durchlaufen werden können während Abweichungen kontrolliert behandelt werden. Das geschieht nicht zufällig und ist auch nicht abhängig von einer bestimmten Person, sondern entlang definierter Prozesse.
Beispiel: Eine intelligente Vertragsprüfungs-KI wie die von Legartis erlaubt eine systematische und standardisierte Vertragsprüfung. Egal von wem durchgeführt, liefert sie konsistente Ergebnisse, macht unternehmenskonforme Korrekturen und gibt Eskalationsstufen vor bei Unsicherheiten bei den Prüfenden.
Baustein 4: Zusammenarbeit über Teams hinweg
Vertragsmanagements-Arbeit ist selten ein „Legal-only“-Thema. Procurement verhandelt Lieferbedingungen, Sales braucht Geschwindigkeit, Finance achtet auf wirtschaftliche Parameter, Compliance und Security verlangen Nachweise, die Fachbereiche tragen operative Verpflichtungen. Intelligentes Contract Management muss deshalb Zusammenarbeit nicht nur ermöglichen, sondern strukturieren.
Fragen, Entscheidungen und Begründungen sollten so festgehalten werden, dass andere Teams sie verstehen und weiterverwenden können – inklusive Kontext, Zuständigkeit und Version. Statt isolierter Kommunikation über E-Mail entstehen geteilte Entscheidungspfade. Welche Klausel war kritisch, welche Regel galt, wer hat entschieden, welche Abweichung wurde akzeptiert und warum? Das muss klar und transparent festgehalten werden können, um Rückfragen zu verhindern. Zudem verhindert das widersprüchliche Aussagen gegenüber Gegenparteien und macht Entscheidungen anschlussfähig für Folgeprozesse.
Beispiel: Kollaborative, teamübergreifende Legal AI wie die von Legartis ermöglicht eine nahtlose Zusammenarbeit über das gesamte Unternehmen hinweg. Sie legt offen, wer, was, wann an Verträgen geändert hat, zeigt auf, welche Aufgaben erledigt oder noch offen sind und erlaubt es, Aufgaben systematisch an Teammitglieder zu übertragen.
Baustein 5: Fristen- und Verpflichtungsmanagement
Der grösste Wertverlust entsteht oft nach der Unterschrift: Kündigungsfenster werden verpasst, Verlängerungen laufen automatisch, Pflichten werden nicht erfüllt oder Nachweise fehlen. Intelligentes Contract Management führt deshalb aus dem Vertrag konkrete Verpflichtungen ab und verankert sie im Betrieb – mit klaren Verantwortlichkeiten. Dazu gehören typischerweise:
- Fristen (Kündigung, Verlängerung, Milestones, Liefertermine)
- Verpflichtungen und Nachweise (z. B. Berichte, Zertifikate, Audit-Rechte, Datenschutzpflichten)
- Trigger-Ereignisse (z. B. Preisänderungen, SLA-Verstösse, Change-of-Control-Klauseln)
Entscheidend ist die Verbindung von „was steht im Vertrag“ mit „wer macht was bis wann“. Ein gutes System übersetzt Pflichten in Aufgaben, setzt Erinnerungen, verlangt Nachweise und macht Status sowie Risiken sichtbar. Damit wird Contract Management vom Archiv zur operativen Steuerung.
4. Referenzprozess: Vom Intake bis zur Erfüllung von Verpflichtungen
Ein praxistauglicher Zielprozess ist nicht „maximal automatisiert“, sondern klar gesteuert und überprüfbar:
- Intake: Vertrag kommt via Upload, E-Mail oder Systemintegration. Metadaten werden erfasst (Vertragstyp, Gegenpartei, Region, Wert, Risiko).
- Inhaltsanalyse: Relevante Klauseln, Datenpunkte, Pflichten und Fristen werden erkannt und strukturiert.
- Standardprüfung: Regeln aus Richtlinien/Playbooks werden angewendet (Preferred, Fallback, Deal Breaker).
- Entscheidung und Routing:
- Standardfall → Fast-Track / Freigabe
- Abweichung → Redline-Vorschlag oder Eskalation an definierte Rolle
- Verhandlung: Änderungen werden versioniert, Abweichungen neu bewertet, Entscheidungen konsistent begründet.
- Betrieb: Pflichten und Fristen werden als Aufgaben mit Owner, Reminder und Nachweisführung geführt.
- Steuerung: Risikoportfolio, Abweichungstrends, Durchlaufzeiten, Workload, SLA-Einhaltung werden reportet.
Dieser Prozess funktioniert nur, wenn die Kontrollmechanismen stimmen. Ohne Governance und Qualitätssicherung wird intelligent schnell zu „schnell, aber riskant“.
Intelligentes Contract Management als System
Intelligentes Contract Management als Prozess
Intelligentes Contract Management ist kein linearer „Prüf-Button“, sondern ein kontrollierter Prozess, der Standardfälle konsequent beschleunigt und Abweichungen sichtbar macht. Genau dafür braucht es eine klare Entscheidungslogik. Beispiel: Ein Vertrag kommt in die Rechtsabteilung, relevante Inhalte werden sofort von der KI erkannt, anschliessend werden diese Inhalte gegen Playbook-Regeln geprüft. Dann wird entschieden, welche Inhalte sofort freigegeben oder eskaliert werden müssen und wohin.
Der untenstehende Ablauf zeigt diesen Mechanismus in einer vereinfachten Form. Wenn du deinen internen Prozess daneben legst, siehst du sofort, wo Standards fehlen, wo Eskalationen unklar sind oder wo ihr noch zu viel manuell nachprüft, obwohl der Fall eigentlich ein Standardfall wäre.
5. Governance und Qualitätskontrollen: Wie du falsche Sicherheit vermeidest
Für Inhouse-Teams ist die entscheidende Frage nicht, ob die KI etwas findet, sondern ob man dem Ergebnis vertrauen kann und es im Zweifel sauber begründen kann. Damit Intelligentes Contract Management nicht nur schnell, sondern auch sicher ist, braucht es vier Kontrollen:
- Schwellenwerte und sichere Fallbacks: Wenn das System unsicher ist, darf es nicht trotzdem entscheiden. Unsichere Fälle müssen automatisch markiert und eskaliert werden, statt durchzurutschen.
- Repräsentative Tests: Qualität muss mit echten Verträgen messbar sein, inklusive typischer Abweichungen und schwieriger Dokumente. Ohne Tests gibt es keine belastbare Aussage zur Zuverlässigkeit.
- Audit Trail: Jede Entscheidung muss nachvollziehbar sein. Welche Textstelle war relevant, welche Regel wurde angewendet, welche Version galt? Nur so lassen sich Entscheidungen intern und gegenüber der Revision oder Compliance erklären.
- Playbook-Governance: Standards verändern sich. Deshalb braucht es klare Verantwortliche, ein Änderungsprotokoll und Versionierung, sonst wird automatisch nach veralteten Regeln entschieden.
Wenn diese Governance steht, lässt sich die Wirkung sauber messen. Darum geht es als Nächstes bei KPIs und ROI als Steuerungsinstrument.
6. KPI-Set und ROI: Was du messen solltest
Ein sinnvolles KPI-Set verbindet Tempo, Risiko und Betrieb. Für den Start reichen wenige Kennzahlen, die du ohne grossen Aufwand verlässlich erfassen kannst:
- Durchlaufzeit: Typische Bearbeitungszeit und zusätzlich die langsamen Fälle (getrennt nach Standardfällen und Ausnahmen)
- Eskalationsquote: Anteil der Fälle, die direkt freigegeben werden, gegenüber Fällen, die eskaliert werden
- Abweichungsrate: Anteil nicht standardkonformer Klauseln, je Vertragstyp
- Auslastung: Verträge pro Reviewer und durchschnittlicher Zeitaufwand pro Fall (am Anfang reichen Stichproben)
- Fristen und Pflichten: verpasste Kündigungsfenster, ungewollte Verlängerungen, offene Verpflichtungen
- Risikobild: Übersicht der Risiken nach Vertragstyp, Region und Gegenpartei
Wenn du Tempo, Risiko und Betrieb mit einem klaren KPI-Set misst, hast du die Messlatte definiert. Der nächste Schritt ist, systematisch zu prüfen, ob ein Intelligentes Contract Management diese Messlatte im Alltag auch erreicht. Genau dafür ist die folgende Checkliste gedacht: Sie hilft dir, in Gesprächen und kurzen Tests die entscheidenden Anforderungen abzuklopfen, bevor du dich festlegst.
7. Checkliste und Scorecard: Tool-Auswahl für Inhouse-Teams
| Bereich | Wesentliche Prüffrage | Gewichtung |
|---|---|---|
| Vertragsbestand und Transparenz | Gibt es eine zentrale, verlässliche Sicht auf alle Verträge inklusive Metadaten, Versionen und Anhängen? | 15% |
| Werden Risiken und Abweichungen über den gesamten Bestand sichtbar und filterbar (z. B. nach Vertragstyp, Gegenpartei, Region, Wert)? | 15% | |
| Standards und Governance | Lassen sich Standards als anwendbare Entscheidungslogik abbilden (Preferred, Fallback, Deal Breaker, Freigabegrenzen, Eskalation)? | 20% |
| Gibt es Governance für Standards: Verantwortliche, Versionierung, Änderungsprotokoll und Freigabeprozess? | 10% | |
| Workflows und Zusammenarbeit | Steuert das System den End-to-End-Prozess und routet Standardfälle schnell, Ausnahmen kontrolliert an die richtigen Rollen? | 15% |
| Sind Entscheidungen und Rückfragen so dokumentiert, dass sie teamübergreifend nachvollziehbar und wiederverwendbar sind? | 5% | |
| Fristen und Verpflichtungen | Werden Fristen und Pflichten als Aufgaben mit Owner, Erinnerungen und Nachweisen gemanagt (inklusive Kündigung/Verlängerung)? | 10% |
| Steuerung und Qualität | Sind Entscheidungen auditierbar: Textgrundlage, angewendete Regel und Version sind nachvollziehbar? | 5% |
| Liefert das System die Kern-KPIs für Steuerung: Durchlaufzeit, Eskalationsquote, Abweichungsrate, Fristtreue, Risikobild? | 3% | |
| Sicherheit und Betrieb | Sind Rollen, Zugriffe und Aufbewahrung so geregelt, dass Compliance-Anforderungen erfüllt werden? | 2% |
Bewertungsskala: 1 = unzureichend, 2 = teilweise, 3 = solide, 4 = stark, 5 = exzellent. Rechnung: Score × Gewichtung; Summe aller gewichteten Scores = Gesamtscore (max. 5,0).
Mit der Checkliste und der Scorecard kannst du schnell entscheiden, ob ein Pilot-Projekt mit einem Anbieter sinnvoll ist. Der nächste Abschnitt zeigt eine realistische 90-Tage-Umsetzung, die Inhouse-Teams ohne „Big Bang“ schaffen.
8. Best Practices zur Einführung
Intelligentes Contract Management funktioniert dann gut, wenn Standards, Prozesse und Verantwortlichkeiten zusammenpassen. Die folgenden Best Practices sind praxisnah und bewusst so formuliert, dass sie in Inhouse-Teams direkt umsetzbar sind.
- Mit einem häufigen Vertragstyp starten
Beginne mit einem klaren Anwendungsfall, zum Beispiel NDA, MSA oder Lieferantenvertrag, und definiere dafür messbare Ziele, bevor du ausweitest. - Standards zuerst festlegen, dann Prozesse beschleunigen
Lege bevorzugte Positionen, zulässige Abweichungen, rote Linien, Freigabegrenzen und Eskalationswege fest. Ohne diese Basis beschleunigst du nur Uneinigkeit. - Standardfälle schnell durchlaufen lassen, Ausnahmen steuern
Richte zwei klare Wege ein: einen schnellen Standardprozess und einen kontrollierten Ausnahmeprozess mit klaren Zuständigkeiten. - Fristen und Pflichten als Aufgaben führen
Jede Frist und jede Verpflichtung braucht eine verantwortliche Person, Erinnerungen, Status und Nachweise. Sonst bleibt der Vertrag ein passives Archiv. - Verbindliche Pflege der Standards sicherstellen
Benenne Verantwortliche, arbeite mit Versionen, dokumentiere Änderungen und lege einen festen Überprüfungsrhythmus fest. - Mit wenigen Kennzahlen steuern
Beobachte Durchlaufzeiten, Eskalationsanteil, Abweichungsrate, Fristtreue und das Risikobild, damit du gezielt nachsteuern kannst.
9. Fazit
Intelligentes Contract Management ist dann erfolgreich, wenn es zwei Dinge gleichzeitig erreicht: Es beschleunigt Standardfälle spürbar und hält Ausnahmen unter Kontrolle. Das gelingt nicht durch mehr Funktionalität, sondern durch einen klaren Dreiklang aus Struktur, Standards und Steuerung. Strukturierte Vertrags-Insights schaffen Transparenz über Bestand und Risiken. Standards als Entscheidungslogik sorgen für konsistente Entscheidungen. Und Workflows, Governance sowie Fristen- und Pflichtenmanagement stellen sicher, dass Entscheidungen nicht nur getroffen, sondern im Betrieb auch sauber umgesetzt werden.
10. FAQs