Contract Playbooks reduzieren repetitive Fragen an die Rechtsabteilung, stellen durch klare Anweisungen eine konsistente Vertragsprüfung durch alle Mitarbeitenden sicher, führen zu effizienteren Vertragsverhandlungen und sichern internes Know-How. Aber was genau ist ein Contract Playbook?
Es handelt sich um ein Handbuch zur Vertragsprüfung und -verhandlung und ist eine Zusammenfassung der Vertragsrichtlinien eines Unternehmens. Contract Playbooks existieren in den unterschiedlichsten Formen. Ob Sie nun eine einfache Word-Datei mit grundlegenden Unternehmensrichtlinien oder eine KI-gestützte Applikation zur Vertragsprüfung verwenden, es werden damit dieselben Ziele verfolgt.
Auf Basis unserer Erfahrung bei der Erstellung und Implementierung von Contract Playbooks in verschiedensten Unternehmen haben wir 9 Tipps für Sie zusammengefasst.
Wenn Sie die ausführliche Version zu diesem Thema lesen möchten, können Sie diese am Ende dieses Beitrags herunterladen.
Tipp 1: Zielgruppe definieren
Bevor Sie Ihr Contract Playbook erstellen, sollten Sie Ihre Zielgruppe definieren. Wer soll das Contract Playbook in Zukunft nutzen? Die Bedürfnisse von Jurist*innen decken sich nicht in allen Belangen von jenen von Nicht-Jurist*innen.
Lesen Sie hier, wie HAWE Hydraulik die unterschiedlichen Sichtweisen des Zielpublikums erlebt hat.
Tipp 2: Nutzen Sie Ihre Vertragsvorlagen
Vertragsvorlagen bieten eine gute Orientierungshilfe bei der Erstellung Ihres Contract Playbooks. Sie enthalten z.B. bereits genehmigte Vertragsstandardtexte, welche Sie in Ihr Contract Playbook abfüllen können und somit den Nutzer*innen während der Vertragsprüfung und -verhandlung direkt zur Verfügung stehen. Mühsames Copy & Paste entfällt und wertvolle Zeit kann eingespart werden.
Tipp 3: Gross denken, aber klein beginnen
Die Aufgabe ein unternehmensweites Contract Playbook zu erstellen klingt anspruchsvoll. Wenn Sie aber Schritt für Schritt vorgehen, bleibt der Prozess überschaubar. Starten Sie mit einem Vertragstypen, vorteilsweise mit einem stark standardisierten wie z.B. Geheimhaltungsvereinbarungen oder Auftragsverarbeitungsverträge. Sammeln Sie dabei Erfahrungen und nehmen Sie nach und nach weitere Vertragstypen hinzu. Auf diese Art und Weise geht auch unser Kunde Framatome GmbH vor:
“Wir haben unser Contract Playbook für Geheimhaltungsvereinbarungen erstellt und arbeiten zurzeit an dessen Einführung. Nach erfolgreicher Implementierung in Deutschland werden wir dieses weltweit ausrollen und mit der Einführung von weiteren Vertragstypen starten. Dieser Ansatz erlaubt es uns, von unseren gemachten Erfahrungen zu lernen und die daraus gewonnenen Erkenntnisse in die nächste Welle einfliessen zu lassen.”
– Florian Cahn, General Counsel, Framatome GmbH
Tipp 4: Involvieren Sie wichtige Stakeholder
Vertragsrichtlinien werden durch die Bedürfnisse verschiedener Abteilungen bestimmt. Holen Sie die verschiedenen Stakeholder, Ihre Expertise und Erfahrung ab.
Tipp 5: Mehr ist nicht immer besser
Verfolgen Sie nicht das Ziel, das perfekte Contract Playbook zu erstellen, sondern eines, welches den Nutzer*innen in den meisten Fällen als Leitfaden dient. So können im Contract Playbook z.B. in Ausnahmefällen die jeweiligen Abteilungen oder zuständigen Personen genannt werden, die für weitere Informationen kontaktiert werden sollen.
Tipp 6: Bereiten Sie sich auf die Realität der Verhandlung vor
Mit dem Contract Playbook sollen repetitive Fragen an die Rechtsabteilung reduziert werden. Um dieses Ziel zu erreichen, sollten die Vertragsrichtlinien nicht zu starr formuliert sein. Stellen Sie den Nutzer*innen des Contract Playbooks alternative Formulierungen pro Rechtsthema und Klausel zur Verfügung.
Tipp 7: Vorsicht beim Delegieren
Externe Experten wie Anwälte und Berater können einen wertvollen Beitrag bei der Erstellung Ihres Contract Playbooks leisten, vor allem, wenn sie Erfahrung mit der Implementierung eines solchen in verschiedenen Unternehmen mitbringen. Beachten Sie aber, dass Sie diese Aufgabe in den meisten Fällen nicht als Ganzes delegieren sollten. Sie sind die Person, die tägliche Herausforderungen in der Vertragsprüfung und -verhandlung lösen müssen und somit über einen reichen Erfahrungsschatz verfügen und diesen in die Erstellung des Contract Playbooks einfliessen lassen können.
Tipp 8: Testen Sie Ihr Contract Playbook
Führen Sie zuerst für sich selbst und danach mit 2-3 Kolleg*innen einen Probelauf durch. Testen Sie, ob Ihre Anweisungen im Contract Playbook verständlich sind, das Contract Playbook alle notwendigen Informationen enthält oder ob bestimmte Instruktionen fehlen. Passen Sie Ihren Entwurf danach an und iterieren Sie!
Tipp 9: Planen Sie regelmässige Meetings
Ihr Contract Playbook bildet die Basis für die Vertragsprüfung und -verhandlung für Sie und Ihre Kolleg*innen. Damit Ihr Contract Playbook allgemein akzeptiert wird, sind zwei Elemente zentral: Bestimmen Sie eine Person, welche für die Aktualität des Contract Playbooks verantwortlich ist und schaffen Sie ein Gefäss für kontinuierliches Feedback (z.B. Q&A-Meetings).
Fazit
Bei Legartis sehen wir täglich, wie Contract Playbooks langwierige interne Abläufe in den unterschiedlichsten Organisationen verbessern. Um ein gutes Contract Playbook für Ihr Unternehmen zu erstellen, müssen Sie einen überschaubaren Zeitaufwand investieren. Wenn Sie aber das Projekt Schritt für Schritt in Angriff nehmen und unsere Tipps umsetzen, werden Sie schon bald von standardisierten und zentralen Richtlinien profitieren, längerfristig die Qualität Ihrer Arbeit erhöhen und Kosten reduzieren können.
Profitieren Sie von unserem Erfahrungsschatz und lesen Sie den vollständigen Blogeintrag mit hilfreichen Tipps zur Erstellung und Implementierung eines Contract Playbooks. Lesen Sie den vollständigen Blogeintrag und laden Sie sich den Contract Playbook-Leitfaden herunter.
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