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Schnellecke nutzt die automatisierte Vertragsprüfung in Fachabteilungen

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Das mittelständische Logistikunternehmen Schnellecke setzt auf schlanke Strukturen, um sich in der umkämpften Logistikbranche zu behaupten. Sascha Klein, LL.M., Head of Corporate Legal, erklärt im Interview, warum die Geschäftsführung die Investition in Legartis‘ automatisierte Vertragsprüfungslösung unterstützt, welche Ziele die Firma damit verknüpft und was er sich für die Zukunft der Rechtsabteilung wünscht.

Was hat Schnellecke dazu bewogen, die Automatisierung der Vertragsprüfung voranzutreiben?

Sascha Klein: Wir spüren als Unternehmen wirtschaftlichen Druck, mit der Digitalisierung Schritt halten zu müssen. Es geht darum, Prozesse effizienter zu machen. Als Mittelständler ist für uns Effizienz besonders wichtig – nicht nur im Kerngeschäft, sondern auch in den unterstützenden Service Units. In der automatisierten Vertragsprüfung mittels künstlicher Intelligenz sehe ich mittelfristig grosses Potenzial, anders als bei manchen anderen Technologietrends, die in der Vergangenheit gehypt wurden, dann aber gescheitert sind.

Sie haben bereits die automatisierte Vertragsprüfung für Geheimhaltungsvereinbarungen eingeführt. Jetzt planen Sie die Ausweitung auf weitere Vertragsarten. Von wem kam die Initiative – von der Geschäftsführung oder aus dem Fachbereich?

Sascha Klein: Die Themen hatte ich bereits länger auf dem Radar. Dann erzählte mir eine Kollegin von Legartis und ihrem SaaS-Ansatz, Verträge mittels künstlicher Intelligenz automatisiert zu prüfen. Wir haben als Rechtsabteilung gleich die Initiative ergriffen. Dass die Lösung cloud-basiert funktioniert und die Vertragsprüfung innerhalb der gewohnten Arbeitsumgebung möglich ist, hat uns überzeugt. Dazu kommt, dass ein Einführungsprojekt mit Legartis unkompliziert und schnell abgeschlossen ist. Das alles hat natürlich enorm geholfen, das Projekt intern in die Umsetzung zu bringen. 

Was sind Ihre Ziele in der Rechtsabteilung und wie hilft die automatisierte Vertragsprüfung, diese zu erreichen?

Sascha Klein: Unser wichtigstes Ziel ist klar: Wir wollen die Effizienz verbessern und es den Fachbereichs-Mitarbeitenden ermöglichen, ausgewählte Verträge selbst zu prüfen. Aber uns ist bewusst, dass wir bis dahin einen langen Weg vor uns haben und die Technologie nicht von heute auf morgen sämtliche Prüfprozesse verändern kann.

Ein anderes Ziel ist die unbewusste Durchsetzung von Richtlinien und internen Vorgaben. Mit einer Software wie der von Legartis werden Unternehmensstandards automatisch eingehalten. Mitarbeitende erfahren auf einen Klick, welche Vertragspassagen problematisch sind und was die internen Vorgaben dazu sind. Damit erhöht sich die Durchsetzung von rechtlichen Anforderungen sehr stark.

Welche Verträge sind für eine Automatisierung vorgesehen?

Sascha Klein: Bis jetzt prüfen wir in der Rechtsabteilung automatisiert die Geheimhaltungsvereinbarungen. Die Ergebnisse sind so zuverlässig, dass wir die automatisierte Vertragsprüfung für diese Vertragsart nun auch auf die Fachbereiche ausweiten werden.

Weitere Verträge bereiten wir aktuell für die Automatisierung vor. Das sind derzeit  Werk- und Dienstleistungsverträge. Diese eignen sich zum jetzigen Stand sehr gut für den Einsatz der Technologie. Im Legartis Contract Playbook (Vertragshandbuch) können wir gesetzliche sowie Unternehmensanforderungen hinterlegen. Mitarbeitende ausserhalb der Rechtsabteilung werden dann direkt im Word Add-in von Legartis durch die Erstprüfung geleitet und erkennen, ob Individualverträge und AGBs potenzieller Lieferanten zu unseren Standards passen.

Wie würden Sie die Zusammenarbeit mit Legartis beschreiben?

Sascha Klein: Wir führen eine Kommunikation auf Augenhöhe. Legartis sagt sehr klar, was die Technologie aktuell leisten kann und was nicht. Es ist für uns eine Partnerschaft, in der unsere Belange wirklich gehört werden und wir das Gefühl haben, Einfluss auf die Anwendung nehmen zu können. Als wir bspw. aufgrund der Corona-Pandemie das Projekt zunächst auf „hold“ setzen mussten, waren unsere Ansprechpartner sehr verständnisvoll, sodass wir gemeinsam eine Lösung finden konnten.  

Was glauben Sie, wie wird die Rechtsabteilung der Zukunft aussehen?

Sascha Klein: Ich stelle mir vor, dass es eine Plattform mit standardisierter Oberfläche gibt, ähnlich wie bei einer CLM-Lösung, in der sämtliche Vertragsarten geprüft werden können, weil die künstliche Intelligenz unbegrenzt Vertragsmerkmale erfassen kann. Bisher liegt der Wert im zweistelligen Bereich, aber das wird Legartis sehr wahrscheinlich schon in kurzer Zeit stark erweitern können. Und es wäre schön, wenn man dann eine integrierte Risikobewertung hätte und die KI dem Nutzer anzeigt, welches Rechtsrisiko und welche Folgen mit einer potenziell kritischen Passage verknüpft sind.

Überzeugen Sie sich von Legartis bei einem persönlichen Gespräch.

Sascha Klein, LL.M., ist Rechtsanwalt und Head of Corporate Legal bei der Schnellecke Group AG & Co. KG. Das Familienunternehmen mit Schwerpunkt Mehrwertlogistik beschäftigt über 17.000 Mitarbeitende an mehr als 70 internationalen Standorten. Zuvor war Sascha Klein Legal Counsel im Bereich Finance bei der Norddeutschen Landesbank und Associate im Bereich Litigation bei der Kanzlei Weil, Gotshal & Manges LLP.

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